Audyt AI to jeden dzień pracy w Twojej firmie, zakończony raportem z listą procesów, które da się usprawnić, i wyceną każdego z nich. Poprzedza go bezpłatna rozmowa online, a kosztuje od 4 900 zł netto.
Poniżej opisujemy dokładnie, co się dzieje na każdym etapie, kto powinien wziąć udział i co dostajesz na koniec.
Po co robić audyt, skoro chcę tylko jednej automatyzacji?
Bo bez audytu automatyzuje się objaw zamiast przyczyny. Rozwiązanie zbudowane na źle rozpoznanym problemie działa przez kilka miesięcy, a potem trzeba je napisać od nowa.
Typowy przykład: firma prosi o automatyczne odpowiadanie na maile z zapytaniami. Po godzinie rozmowy okazuje się, że korzysta ze skrzynki, która nie ma sensownej integracji, terminy zapisywane są w trzech różnych kalendarzach, a jedna trzecia zapytań i tak przychodzi telefonicznie. Automatyzacja poczty rozwiąże w tej sytuacji jakąś część problemu, a resztę zostawi nietkniętą.
Audyt służy temu, żeby najpierw zobaczyć całość, a dopiero potem wybierać narzędzia.
Jak wygląda bezpłatna konsultacja?
To rozmowa online trwająca do 90 minut, bez opłat i bez zobowiązań. Pokazujemy, czym się zajmujemy i jakie rozwiązania stosujemy, a Ty opowiadasz, gdzie w firmie ucieka najwięcej czasu.
Cel jest jeden: sprawdzić, czy w ogóle jest o czym rozmawiać. Jeżeli okaże się, że nie mamy Ci nic sensownego do zaproponowania, mówimy to wprost i na tym kończymy. To uczciwsze niż umawianie płatnego audytu, który nic nie wniesie.
Jeżeli natomiast widać potencjał, umawiamy termin audytu i podajemy cenę, zanim cokolwiek zaczniemy.
Ile trwa audyt AI?
Jeden dzień roboczy u Ciebie w firmie. Przy rozbudowanej produkcji albo kilku lokalizacjach potrzebne bywają dwa dni.
Dzień to nie jest wartość przyjęta dla wygody. Rozmowa z jednym działem zajmuje 30 do 60 minut, a w firmie zatrudniającej 20 osób takich obszarów jest zwykle cztery lub pięć. Do tego dochodzi obejrzenie stanowisk pracy na własne oczy, co daje więcej niż godzina opowiadania o nich w sali konferencyjnej.
Raport powstaje po audycie i trafia do Ciebie w ciągu kilku dni roboczych.
Co się dzieje podczas audytu w firmie?
Przechodzimy firmę dział po dziale i pytamy o konkrety: kto co robi, w jakim narzędziu, ile razy dziennie i co się dzieje, kiedy ta osoba jest na urlopie.
Interesuje nas przede wszystkim:
- z jakich narzędzi i systemów korzystacie oraz które z nich ze sobą nie rozmawiają
- które czynności ktoś wykonuje ręcznie, mimo że powtarzają się codziennie
- gdzie te same dane przepisuje się z jednego miejsca w drugie
- co psuje się najczęściej i kto to naprawia
- czego nie da się zrobić, bo "system na to nie pozwala"
Nie prosimy o dostęp do Waszych danych ani systemów. Do audytu wystarczy rozmowa i możliwość zobaczenia, jak wygląda praca.
Dlaczego pytamy każdy dział osobno?
Bo ten sam proces wygląda inaczej z każdego krzesła i właśnie w różnicach między tymi opisami siedzi najwięcej do zyskania.
Handlowiec powie, że zamówienie trafia do produkcji od razu po potwierdzeniu. Produkcja powie, że dostaje je następnego dnia rano, bo ktoś musi je przepisać do arkusza. Księgowość doda, że i tak widzi je dopiero zbiorczo na koniec miesiąca i musi rozbijać z powrotem na pojedyncze pozycje.
Nikt tu nie mija się z prawdą. Każdy zna swój odcinek i opisuje go rzetelnie. Ale dopiero zestawienie tych trzech relacji pokazuje, że jedno zamówienie przechodzi przez trzy ręce i dwa razy jest przepisywane.
Tego nie widać z żadnego pojedynczego stanowiska, także z fotela właściciela. Dlatego audyt robi się na miejscu i z ludźmi, a nie na podstawie ankiety.
Kto powinien wziąć udział w audycie?
Osoba decyzyjna plus po jednym przedstawicielu każdego obszaru: sprzedaży, produkcji, magazynu, księgowości, obsługi klienta. Nie potrzebujemy całych zespołów.
Jedna osoba z działu na 30 do 60 minut w zupełności wystarczy, o ile jest to ktoś, kto ten proces faktycznie wykonuje, a nie tylko nim zarządza. Kierownik opisuje, jak proces powinien wyglądać. Osoba przy biurku wie, jak wygląda naprawdę.
Jeżeli obsługę informatyczną macie na zewnątrz, warto poprosić tę firmę o pół godziny rozmowy. Zwykle wie o Waszej infrastrukturze rzeczy, o których nikt w firmie nie pamięta.
Co dostaję po audycie?
Raport w formacie PDF, który zostaje u Ciebie na własność. To nie jest oferta handlowa, tylko opis stanu faktycznego wraz z propozycjami.
W raporcie znajdziesz:
- mapę procesów w firmie, dział po dziale
- wskazanie miejsc, w których praca się dubluje albo zatrzymuje
- propozycje konkretnych usprawnień, uszeregowane od najprostszych i najtańszych
- osobną wycenę każdej propozycji
- wskazanie, czego naszym zdaniem nie warto ruszać
Ostatni punkt jest tam celowo. Część procesów w małej firmie działa dobrze właśnie dlatego, że robi je człowiek, a próba ich automatyzacji kosztuje więcej, niż oszczędza.
Raport możesz wykorzystać, jak chcesz. Także dać go innej firmie i zamówić wdrożenie u niej. Nie blokujemy tego i nie ma w nim niczego, co by to utrudniało.
Czy audyt dotyczy wyłącznie sztucznej inteligencji?
Nie. Sztuczna inteligencja jest jednym z narzędzi, nie celem samym w sobie.
Częściej niż model językowy potrzebna okazuje się przesiadka na porządną pocztę firmową, jeden wspólny komunikator zamiast czterech grup na komórkach albo kalendarz, do którego wszyscy mają dostęp. Bez takiego fundamentu automatyzacja nie ma się czego chwycić, bo dane siedzą w miejscach, z których nie da się ich pobrać.
Zdarza się też odwrotnie: proces jest na tyle nietypowy, że nie istnieje gotowe narzędzie, które by go obsłużyło. Wtedy propozycją jest aplikacja napisana od zera.
Audyt ma odpowiedzieć, który z tych scenariuszy dotyczy Twojej firmy, zanim wydasz pieniądze na któryś z nich.
Ile kosztuje audyt AI?
Od 4 900 zł netto za jeden dzień. Każdy kolejny dzień to 3 500 zł netto. Bezpłatna konsultacja online nic nie kosztuje i nie zobowiązuje do zamówienia audytu.
Audyt jest płatny, bo to realnie dwa dni pracy: dzień u Ciebie i drugi na przygotowanie raportu. Darmowy audyt zwykle nie jest audytem, tylko rozmową handlową, po której dostaje się ofertę zamiast diagnozy.
Cenę podajemy przed rozpoczęciem, a jeżeli po konsultacji widzimy, że potrzebne będą dwa dni, mówimy o tym od razu.
Co jeśli okaże się, że nic nie warto wdrażać?
To też jest wynik audytu i płacisz za niego tyle samo. Raport zostaje u Ciebie, a my nie wysyłamy żadnej dodatkowej oferty.
Zdarza się, że firma ma procesy poukładane lepiej, niż jej się wydaje, a jedyne, czego naprawdę potrzebuje, to dwie drobne zmiany w narzędziach, które już ma. Powiedzenie tego wprost jest uczciwsze niż sprzedanie wdrożenia, które niczego nie poprawi.
Jak się przygotować do audytu?
Nie musisz przygotowywać niczego z wyprzedzeniem. Przyjeżdżamy z własnymi pytaniami i to my prowadzimy rozmowę.
Jeżeli chcesz, żeby dzień był efektywniejszy, przydają się trzy rzeczy:
- spis narzędzi i systemów, z których firma korzysta
- zarezerwowany czas osób z każdego działu, żeby nie trzeba było ich szukać po hali
- zgoda na to, żeby ludzie mówili szczerze
Trzeci punkt jest najważniejszy i zarazem najtrudniejszy. Audyt, na którym pracownicy odpowiadają tak, żeby dobrze wypaść przed szefem, jest wart dokładnie tyle, co nic. Warto uprzedzić zespół, że nie chodzi o ocenę niczyjej pracy, tylko o znalezienie miejsc, w których narzędzia przeszkadzają zamiast pomagać.
Od czego zacząć
Zacznij od bezpłatnej konsultacji. 90 minut online, bez zobowiązań, i bez wysyłania oferty, jeżeli okaże się, że nie mamy Ci czego zaproponować.
Jeżeli po rozmowie uznasz, że audyt ma sens, umówimy termin. Jeżeli nie, zostaniesz z godziną i półtorej rozmowy o swojej firmie, która i tak zwykle porządkuje myślenie.