W małej firmie gotowe narzędzie jest właściwym wyborem w zdecydowanej większości przypadków. Własne oprogramowanie ma sens tylko wtedy, gdy obsługiwany proces jest realną przewagą nad konkurencją albo gdy nic gotowego do niego nie pasuje.
To nie jest rada z gatunku "oszczędzaj". Chodzi o to, że kupując gotowe narzędzie, kupujesz też jego utrzymanie przez najbliższe lata, a budując własne, bierzesz je na siebie.
Kiedy kupić gotowe narzędzie?
Zawsze wtedy, gdy Twój proces nie różni się istotnie od tego samego procesu w tysiącu innych firm. Fakturowanie, poczta, kalendarz, CRM, obieg dokumentów, komunikacja w zespole, ewidencja czasu pracy - to wszystko jest dawno rozwiązane i sprawdzone przez setki tysięcy użytkowników.
Gotowe narzędzie ma trzy przewagi, których nie da się dokupić do własnego systemu:
- utrzymuje je ktoś inny, łącznie z poprawkami bezpieczeństwa i dostosowaniem do zmian w przepisach
- rozwija się bez Twojego udziału i bez Twoich pieniędzy
- jeżeli przestanie odpowiadać, zmieniasz je w miesiąc
Ostatni punkt bywa lekceważony, a jest najważniejszy. Własne oprogramowanie to zobowiązanie na lata. Abonament to zobowiązanie do końca okresu rozliczeniowego.
Kiedy opłaca się zbudować własne?
Wtedy, gdy proces jest tym, co odróżnia Cię od konkurencji. Jeżeli robisz coś inaczej niż wszyscy i właśnie na tym zarabiasz, gotowe narzędzie będzie Cię sprowadzać do tego, jak robią to wszyscy.
Drugi przypadek to sytuacja, w której naprawdę nie istnieje nic, co obsłużyłoby Twój proces. Zdarza się to znacznie częściej na produkcji niż w biurze. Sterowanie konkretną linią, kontrola jakości oparta na zdjęciach z Twoich maszyn, rozliczanie pracy w modelu, którego nie przewiduje żaden gotowy system.
Trzeci przypadek to koszt licencji, który przy dużej liczbie użytkowników przekracza koszt zbudowania własnego rozwiązania. To realny próg, ale mała firma osiąga go rzadko. Warto go policzyć na kartce, zamiast szacować z przeczucia.
Ile naprawdę kosztuje własne oprogramowanie?
Znacznie więcej, niż wynosi kwota z wyceny, ponieważ wycena obejmuje budowę, a nie utrzymanie.
Prosta aplikacja wewnętrzna to wydatek rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych i kilku miesięcy pracy. To jednak dopiero koszt startowy. Przez kolejne lata dochodzą rzeczy, o których na etapie wyceny nikt nie myśli:
- poprawki błędów, które wychodzą dopiero w codziennym użyciu
- zmiany wymuszone przez nowe przepisy
- aktualizacje bibliotek, bo stare przestają dostawać poprawki bezpieczeństwa
- serwer, kopie zapasowe, monitorowanie awarii
- przeróbki, gdy firma urośnie albo zmieni sposób pracy
W branży przyjmuje się, że roczne utrzymanie oprogramowania kosztuje mniej więcej 15 do 20 procent tego, co kosztowała budowa. Przy aplikacji za 50 tysięcy złotych to od 7 do 10 tysięcy rocznie, wydawane niezależnie od tego, czy w danym roku coś się zmieniło.
Licząc opłacalność własnego systemu, licz go zawsze w perspektywie trzech lat, nie pierwszej faktury.
Czego nie widać w wycenie?
Ryzyka jednej osoby. Jeżeli aplikację napisał jeden programista i ten programista odejdzie, zostajesz z kodem, którego nikt nie zna.
Przejęcie cudzego oprogramowania jest dla nowego wykonawcy droższe niż napisanie go od nowa i często właśnie to usłyszysz. To nie jest scenariusz teoretyczny, tylko jedna z najczęstszych przyczyn, dla których firmy porzucają systemy, za które zapłaciły.
Zamawiając oprogramowanie, zadaj trzy pytania, zanim podpiszesz umowę:
- Czy dostanę dokumentację i dostęp do repozytorium z kodem?
- Czyją własnością jest kod po zakończeniu prac?
- Co się dzieje, jeżeli zechcę przenieść utrzymanie gdzie indziej?
Odpowiedzi na te trzy pytania decydują o tym, czy kupujesz narzędzie, czy uzależnienie od jednego dostawcy.
Trzecia droga, o której rzadko się mówi
Większość problemów w małej firmie rozwiązuje się nie przez kupno kolejnego systemu ani budowę własnego, tylko przez połączenie narzędzi, które już masz.
Typowa sytuacja: zamówienia przychodzą mailem, ktoś przepisuje je do arkusza, ktoś inny na tej podstawie wystawia fakturę, a magazyn dowiaduje się o wszystkim na końcu. Nie trzeba pisać do tego aplikacji. Wystarczy połączyć pocztę z arkuszem i z systemem fakturowym, żeby dane przechodziły same.
Koszt takiego rozwiązania jest ułamkiem kosztu własnego systemu, a wdrożenie liczy się w dniach, nie miesiącach. To także rozwiązanie odwracalne: jeżeli okaże się nietrafione, wyłączasz je bez straty.
Sami stosujemy tę zasadę u siebie. Automatyzacje budujemy na gotowych, sprawdzonych narzędziach. Od zera piszemy wyłącznie własne produkty, czyli dokładnie to, co stanowi o tym, czym jesteśmy, i czego nie da się kupić.
Jak sprawdzić, co wybrać? Trzy pytania
Zanim zdecydujesz, odpowiedz sobie uczciwie na trzy pytania.
- Czy ten proces jest moją przewagą, czy tylko koniecznością? Jeżeli klienci wybierają Cię między innymi dlatego, że robisz to inaczej, rozważ własne. Jeżeli po prostu trzeba to robić, kup gotowe.
- Czy naprawdę szukałem? Bardzo często odpowiedź "nie ma takiego narzędzia" znaczy "szukałem przez dwadzieścia minut". Warto poświęcić na to dzień, zanim wyda się kilkadziesiąt tysięcy.
- Czy stać mnie na utrzymanie tego przez trzy lata? Nie na zbudowanie. Na utrzymanie.
Jeżeli na którekolwiek z tych pytań nie umiesz odpowiedzieć, to jest dokładnie ten moment, żeby porozmawiać z kimś z zewnątrz, zanim podpiszesz umowę.
Najczęstszy błąd: "u nas jest inaczej"
Prawie każda firma uważa, że jej procesy są nietypowe. Prawie każda się myli.
To, co wydaje się specyfiką branży, zwykle okazuje się przyzwyczajeniem: sposobem pracy, który powstał kilkanaście lat temu wokół ograniczeń narzędzia, którego już nie ma. Gotowy system nie pasuje nie dlatego, że jest zły, tylko dlatego, że zakłada nieco inną kolejność kroków.
Zanim uznasz proces za wyjątkowy, sprawdź, czy nie jest po prostu nawykiem. Jeżeli okaże się, że jest, dopasowanie firmy do dobrego gotowego narzędzia będzie tańsze i szybsze niż dopasowanie oprogramowania do firmy.
A jeżeli okaże się, że proces faktycznie jest wyjątkowy, będziesz to wiedzieć na pewno, zamiast zakładać.
Co dalej
Jeżeli stoisz przed taką decyzją i nie chcesz podejmować jej na wyczucie, zacznij od rozmowy. Bezpłatna konsultacja online trwa do 90 minut i służy właśnie temu, żeby na spokojnie przejść przez proces, o który chodzi, i powiedzieć wprost, czy widać dla niego gotowe rozwiązanie.